Infolge der Verabschiedung des Wachstumschancengesetztes wird ab 01.01.2025 die E-Rechnung zwischen inländischen B2B-Umsätzen eingeführt. Im § 14 Abs. 1 S. 3 UStG wird ab 01.01.2025 auch das Format der E-Rechnung definiert. Grundsätzlich werden dort zwei mögliche Varianten der Struktur einer E-Rechnung genannt: Das Format soll der EU Norm gemäß RL 2014/55/EU entsprechen oder es kann individuell zwischen RG-Steller und RG-Empfänger vereinbart werden. Voraussetzung ist hier aber, dass das Format die richtige und vollständige Extraktion der nach diesem Gesetz erforderlichen Angaben aus der E-Rechnung in ein Format ermöglicht, das der Norm entspricht.
Die EU- Richtlinie nennt eine Liste mit einer begrenzten Anzahl von Syntaxen, die den Vorgaben entsprechen. Als Syntax wird die maschinenlesbare Sprache bzw. der Dialekt einer maschinenlesbaren Sprache bezeichnet, die für die Darstellung der in der E-Rechnung enthaltenen Datenelemente verwendet wird. Vorgesehene Formate sind CII und UBL. Beide Syntaxen basieren auf dem XML-Datenformat. Der wesentliche Unterschied beider Formate liegt im Umfang. UBL ist ein Standard für rund 65 Datenformate. CII hingegen ist ausschließlich für Rechnungen entwickelt. Das UBL-Format ist grundsätzlich erweiterbar, ohne die Kompatibilität zu gefährden und hat daher das Potenzial eine ganze Lieferkette abzubilden. CII hingegen ist auf Rechnungen beschränkt und auch nicht erweiterbar.
Im BMF Schreiben vom 02.10.2023 wird dargelegt, dass eine Rechnung nach dem XStandard als auch das ZUGFeRD Format dem entsprechenden Syntaxen gemäß der EU-Richtlinie entspricht. Beide Rechnungsformate sind gebräuchlich. Eine Rechnung im XStandard (auch X-Rechnung genannt) kann sowohl auf CII und UBL basieren. Eine ZUGFeRD-Rechnung ist eine Art hybride E-Rechnung, die sowohl maschinenlesbare XML-Daten als auch ein menschenlesbares PDF-Dokument kombiniert. Das Format kombiniert daher den Vorteil der digitalen Verarbeitung im E-Rechnungsformat und der Lesbarkeit einer herkömmlichen PDF-Rechnung. Eine Rechnung alleine im PDF-Format genügt nicht den Anforderungen einer E-Rechnung.
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